Senin, 16 Maret 2009

Pengantar Kearsipan

Pengertian Arsip

Konsep arsip sudah dikenal ribuan tahun lalu, semula arsip menjadi satu dengan perpustakaan. Pemisahan arsip, dengan perpustakaan terjadi sekitar abad ke-12 ketika muncul negara kota yang mulai aktif dalam kegiatan perdagangan.

Pengertian arsip yang ada di Amerika Utara atau negara Anglo Saxon berbeda dengan pengertian arsip yang digunakan di Indonesia. Di Amerika Utara dibedakan konsep record artinya informasi terekam dengan tidak memandang bentuknya yang digunakan oleh instansi/lembaga atau perorangan dalam kegiatannya berkaitan dengan administrasi, bisnis atau perundang-undangan. Record ini bila telah diserahkan ke badan arsip menjadi archive. Untuk Indonesia pengertian record sama dengan arsip dinamis sedangkan pengertian archives menurut konteks Amerika Utara adalah arsip statis. Gabungan arsip dinamis dan arsip statis dikenal dengan istilah arsip.

Jenis dan Sirkul Hidup Arsip

Arsip dibagi dua ialah arsip dinamis dan statis. Pembagian tersebut dapat pula dilihat dari segi waktu dan bentuk. Arsip ini memiliki siklus hidup dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan dan atau penyimpanan abadi.

Konsep Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan oleh instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi arsip statis.

Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, tindakan pada jatuh waktu apakah dimusnahkan atau disimpan permanen. Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan.

Susunan Penyimpanan Arsip Dinamis

Sistem pemberkasan arsip dinamis dimulai dengan menentukan struktur organisasi dari instansi /lembaga yang memiliki sistem pemberkasan yang mungkin berbeda dengan unit lain walaupun sama-sama di bawah instansi/lembaga yang sama. Perbedaan ini terjadi karena keperluan masing-masing unit berlainan.

Pemberkasan arsip dinamis dapat dilakukan menurut abjad, yang mencakup abjad nama, subjek dan geografi, menyusul numerik, alfanumerik (campuran antara angka dan huruf), klasifikasi dan kronologi. Masing-masing sistem pemberkasan memiliki keunggulan dan kelemahan, tergantung pada unit yang menggunakannya.

Pengelolaan Arsip Inaktif

Arsip dinamis inaktif disimpan pada pusat arsip inaktif (records centre). Pusat arsip inaktif hanya boleh digunakan oleh karyawan instansi yang bersangkutan. Berdasarkan kepemilikannya, pusat arsip inaktif dapat dikelompokkan menjadi dua arsip inaktif komersial dan arsip inaktif milik perusahaan sendiri. Umumnya pusat arsip inaktif terletak di luar kompleks instansi pencipta arsip.

Pengelolaan Arsip Vital

Arsip dinamis vital adalah arsip yang sangat dibutuhkan untuk kelangsungan hidup sebuah lembaga, baik pemerintah atau swasta. Kerusakan arsip ini tak tergantikan. Karena itu perlu ada program pengamanan terhadap arsip dinamis vital. Arsip dinamis vital dapat disimpan pada penyimpanan arsip aktif, dapat pula disimpan pada penyimpanan arsip inaktif.


Konsep Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang disimpan secara permanen karena mempunyai nilai historis. Penambahan arsip statis dilakukan melalui proses akuisisi. Agar proses akuisisi dilakukan secara terarah dan taat azas, perlu dibuatkan haluan. Agar arsip statis yang disimpan secara permanen itu mudah ditemukan kembali, arsiparis harus membuat finding aids, yang berupa register panduan, inventaris atau indeks.


Deskripsi Arsip Statis

Deskripsi arsip menurut standar yang dikeluarkan oleh International Council of Archives terdiri atas 6 daerah, masing-masing memiliki ketentuan cara pengisiannya. Keenam daerah tersebut adalah:

1. daerah pernyataan identitas,

2. daerah konteks,

3. daerah isi dan struktur,

4. daerah syarat akses dan pemakaian,

5. daerah materi berkaitan, dan

6. daerah catatan.

Pengamanan

Pengamanan arsip dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari cara yang sederhana seperti mengunci atau menggembok ruangan atau lemari arsip hingga ke pengamanan gawai modern seperti komputer, pengenalan suara, dan sidik jari.

Pencegahan Bencana dan Pemulihan Arsip

Pencegahan bencana lebih baik dilakukan daripada mengatasi bencana seperti halnya dengan prinsip kesehatan, lebih baik mencegah daripada mengobati. Pencegahan bencana dilakukan menurut jenis arsip (kertas, non kertas) serta jenis bencana yang akan dihadapi seperti bahaya debu, air, kebakaran, serangga dan listrik mati.

Retensi Arsip

Program retensi arsip meliputi jadwal dan prosedur pemusnahan arsip. Retensi arsip dilakukan untuk memenuhi keperluan instansi dan perundang-undangan. Sebelum melakukan pemusnahan arsip, perlu dilakukan penaksiran arsip inaktif. Program retensi arsip harus dapat dipertanggungjawabkan dan diikuti dengan implementasi yang sesuai dengan prosedur.

Arsiparis Sebagai Tenaga Profesional

Istilah profesi berbeda artinya dengan pekerjaan (occupation) karena profesi merupakan sebuah pekerjaan dengan keahlian khusus.

Karena itu sebutan profesinya tukang parkir (maaf, tidak merendahkan martabat tukang parkir) bukankah sebutan yang tepat karena tukang parkir tidak memerlukan keahlian tertentu. Untuk dapat disebut sebagai sebuah profesi harus memenuhi syarat tertentu seperti adanya pendidikan di tingkat perguruan tinggi yang mencakup aspek teori dan praktik, memiliki asosiasi serta kode etik profesi, berorientasi pada jasa, keberhasilannya tidak selalu dapat diukur dengan uang.

Dengan persyaratan demikian, maka asiparis dapat disebut sebagai sebuah profesi bila memenuhi syarat-syarat di atas.

Pendidikan Arsiparis

Pendidikan arsiparis, terutama untuk arsip statis, dilakukan pada tingkat pendidikan tinggi. Dalam hal demikian ada 5 ancangan yang dilakukan ialah pendidikan arsiparis menurut tradisi Eropa, Italia-Hispanik, Inggris, Amerika Utara dan Dunia Ketiga. Indonesia sebagai bekas jajahan Belanda semula menggunakan pola pendidikan model Belanda namun kini sudah berubah meniru pola Amerika Utara.

Pendidikan arsiparis diberikan di berbagai jenjang pendidikan tinggi, tergantung pada masing-masing negara. Untuk Indonesia, dewasa ini pendidikan program diploma diberikan oleh beberapa perguruan tinggi, sementara untuk program magister baru ditawarkan oleh Universitas Indonesia

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar